8. Januar 2019

Erfolgreiches Messe-Leadmanagement

Frederic Sell

Unter Leadmanagement versteht man alle Maßnahmen, die ein Unternehmen ergreift um Interessenten in potenzielle Käufer umzuwandeln. Insbesondere auf Messen begegnen Vertriebsmitarbeiter unzähligen potenziellen Kunden, was die Wichtigkeit derartiger Events hervorhebt. Naheliegend ist, dass wertvolle Messeleads daher bestmöglich nachbearbeitet werden sollten.

Messen – elementarer und wichtiger Bestandteil des Marketingmix unzähliger Unternehmen. Die Investitionskosten sind hoch, die Planungsphasen lang, die Liste der zu bedenkenden Punkte mehrseitig. Auch die hohe Anzahl an involvierten Mitarbeiter und das Stresspotential sind nicht zu unterschätzen. Doch obwohl die Messetage anstrengend und herausfordernd sind, sind sie gleichermaßen auch geprägt von vielversprechenden Kontakten und Leads.   

Spätestens nach Abschluss der Messe zeigt sich wie gut Ihr Messe-Leadmanagement ist – wie gut Sie den Umgang mit Ihren Leads geplant haben und wie erfolgreich Ihre Messeteilnahme war.

Gehören Sie etwa auch zu den

• 70% der Aussteller die sagen, dass die Menge der generierten Kontakte der aussagekräftigste Wert bei der Beurteilung des ROI ist ? ¹
• 22% der Aussteller, die keinen geeigneten Weg haben den Veranstaltungserfolg zu messen ?²
• 70% der Aussteller, die Herausforderungen haben Ihre Leads nachzuverfolgen und festzustellen, welche Leads zu einem Abschluss führten und die Herausforderungen haben den ROI Ihrer Veranstaltungen zu messen ?³

Wie sind ihre Erfahrungen nach Beendigung der Messe?

Mit der Rückkehr in den Büroalltag schwindet zumeist die Erinnerung an eben noch vorhandene Gesprächsinhalte. Was bedeutet diese Randnotiz auf dem Leadbogen, schnell hingekritzelt und nun leider unleserlich und nicht auswertbar. Für welches Produkt hatte sich Lead X interessiert? Zu Lead Y ist die Visitenkarten nicht mehr vorhanden. Die Daten des Batch-Scanners sind nicht nutzbar geschweige denn lassen sie sich ins CRM übertragen.  Wie schnell kann sich Frustration breit machen, infolge derer Messeunterlagen lieber beiseite gelegt werden, bis sie im schlimmsten Fall in der hintersten Ecke des Schubfachs verschwinden.

Die Folge – wertvolle Daten, die auf der Messe in zahlreichen Gesprächen erfasst und gesammelt wurden gehen verloren, die Messe hat nicht den erhofften Nutzen gebracht, sondern vorrangig Kosten produziert und die Chancen und Möglichkeiten des Messeauftritts verstreichen ungenutzt.

Warum eigentlich?

Ein gutes Messe-Lead-Management aufzubauen ist keine Zauberei, sondern vielmehr eine Frage der Vorbereitung und der verwendeten Werkzeuge. Wie Daten erfasst, systematisch nachbearbeitet und ausgewertet werden können, entscheidet über Erfolg und Nichterfolg der Messebeteiligung. Dabei spielt auch der Faktor „Zeit“ eine wichtige Rolle: Je schneller Sie mit Ihrem potenziellen Kunden wieder in Kontakt treten, desto wahrscheinlicher findet die Konversion statt. 

Was macht ein gutes Messe-Leadmanagement aus?

Um ein gutes Messe-Leadmanagement aufzubauen, sollten Sie in einem ersten Schritt – vor Messebeginn – die Abläufe und Verantwortlichkeiten für jede Phase der Bearbeitung von Leads so detailliert wie möglich definieren. Daher müssen alle Beteiligten informiert, gebrieft und entsprechend geschult sein, um einen reibungslosen Ablauf gewährleisten zu können.

Definieren Sie Ihre Prozesse klar und nutzen Sie die Möglichkeiten der digitalen Welt, um ein erfolgreiches, aussagekräftiges und funktionales Leadmanagement zu generieren.

Beachten Sie, dass die physische Bearbeitung von Leads nicht nur die Gefahr von Datenverlusten und der Nicht-Kompatibilität von Tools birgt, sondern auch das große Risiko, den Bearbeitungsprozess zu verlangsamen und dadurch entscheidende Vorteile in der Verkaufsanbahnung zu verlieren. Des Weiteren ist die Auswertung der Daten nicht nur langwierig, sondern aufgrund von Datenverlusten oft nicht aussagekräftig.

• 55% der Aussteller haben keine Kenntnis von der Bandbreite der Daten die auf Veranstaltungen gesammelt werden können³
• 16% der Aussteller sammeln nur Check-In Daten und verpassen unzählige weitere Punkte der Datenerfassung⁴
• 82% der Aussteller können ihre aus Firmenveranstaltungen erhaltenen Daten nicht quantifizieren⁵

In der Praxis nutzen Unternehmen einerseits messeinterne Lösungen zur Erfassung der Leads oder entwickeln firmeneigene CRM und Automatisierungslösungen. Beide Wege sind entweder nicht konsequent zu Ende gedacht, scheitern stellenweise an der Systemkompatibilität und den Nutzungsmöglichkeiten oder sind aufwendig, kostenintensiv und binden unnötig Ressourcen.

Digitalisieren sie ihr Messe-Leadmanagement besser mittels einer intuitiven und modernen Lead-App und sichern Sie sich dadurch eine höhere Rendite Ihrer Ausstellungsinvestitionen.

Die Vorteile?

• Daten und Gesprächsdetails werden bereits während des Kontaktes digital erfasst
• Automatisierte Workflows überspielen Informationen bspw. in CRM-Systeme
• der Vertrieb kann bereits während der Veranstaltung mit dem Lead Kontakt aufnehmen oder bspw. den Versand von Mustern vorbereiten
• die Interaktion mit den Leads wir entscheidend vereinfacht und beschleunigt, Follow-Up Emails können, erwünschte Unterlagen eingeschossen, direkt im Gesprächsnachgang versendet werden
• der Messeerfolg lässt sich unkompliziert mit den Kosten spiegeln
• die Verwendung ist on- und offline möglich

Das Wichtigste!

Die Digitalisierung Ihres Messe-Leadmanagements eröffnet Ihnen die Möglichkeit, jederzeit qualitative und quantitative Auswertungen durchzuführen. Sie haben so den Messeverlauf bestens unter Kontrolle und können Ihre Schritte noch vor Ort an Ihre Messeziele anpassen. Steuern Sie Ihre Maßnahmen punktgenau und lassen Sie Ihre Messe zum Erfolg werden.

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¹ Marketing Profs, How Marketers Measure the Effectiveness of Sponsorship and Event Initiatives, 2013

² Event Track Study, Event & Experiential Marketing Industry Forecast & Best Practices Study, 2015

³ Exhibitor Online, The myths of lead management, 2010

⁴ Certain, 2016 State of B2B Event Marketing Statistics, 2016

⁵ Certain, Benchmark Report, 2016

⁶ Kissmetrics, How to Leverage Data to Drive Event Marketing Decisions, 2015